A continuación, expongo una propuesta del control interno de las compras - no de gastos - de las empresas.
- el área de almacén deberá realizar lo siguiente:
- se deberá establecer una política de máximos y mínimos de existencias de mercancías que se deben mantener en el área de almacén; dicha política se deberá establecer en conjunto con el área de ventas.
- de manera periódica, el área de almacén deberá dar aviso al área de compras, de las existencias de mercancías y hacer la propuesta de pedido teniendo en cuenta los mínimos que deben existir.
- el área de compras deberá dar aviso al área de almacén que se llevó a cabo un pedido.
- el área de almacén deberá realizar lo siguiente:
- cotejar la documentación del transportista (incluyendo el CFDI recibido) contra la mercancía y el estado físico en que se recibe ésta;
- cotejar la mercancía recibida contra el pedido del área de compras y registrar las entradas de almacén;
- enviar copia de la documentación del transportista y del registro de entradas a las áreas de compras, cuentas por pagar y contabilidad.
En la medida de lo posible, asignar una persona distinta para cada actividad de almacenamiento, de venta, de compras, de registro de entradas, de registro de salidas, de devoluciones, de cuentas por pagar, de tesorería y de registro contable.
Se deberán establecer medidas de seguridad contra robos, inundaciones, incendios, etc.
De la misma manera, se deberá establecer, en el área de tesorería y de contabilidad, la revisión de la documentación comprobatoria de compras (incluyendo el CFDI recibido), a efecto de que éstas cumplan con los requisitos fiscales para su deducibilidad.
Es tema por separado lo relativo a los requisitos fiscales de las deducciones.
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